منصّة الاستقدام والتأجير — دليل الاستخدام

ما هي المنصّة؟

منصّة تدير خدمتين رئيسيتين: الاستقدام (جلب عاملة عبر مكتب خارجي حتى تسليمها للعميل) والتأجير/الزيارات (تأجير خدمة عاملة لفترة عبر باقات). تربط بين العميل، موظفي المكتب، الإدارة المالية، والمكاتب الخارجية في مسار واحد منظّم.

الأطراف

• العميل — يقدّم الطلب ويكمل بياناته ويسدّد.
• موظف المراجعة — يقود الطلب في كل مراحله عدا المالية.
• موظف المالية — يعتمد الدفع ويصدر الفواتير.
• المكتب الخارجي — يوفّر العمالة ويتابع طلباته.
• مدير عام — صلاحية كاملة على كل المراحل.

مدير عام صلاحية كاملة

يرى ويدير كل الطلبات في جميع المراحل، ويستطيع الإرجاع لمرحلة سابقة والتحكّم في الإعدادات والمستخدمين والمكاتب.

موظف المراجعة كل المراحل عدا المالية

يتولّى الطلب من المراجعة حتى التسليم. يستكمل بيانات العميل، يحيل الطلب للمالية، وبعد اعتمادهم يتابع باقي المراحل. لا يعتمد الدفع.

صلاحياته: قراءة الطلبات والعملاء والعمّال، تعديل الطلب، تغيير المراحل (بالترتيب)، الإحالة للإيواء، اعتماد الدفع الآجل.

موظف المالية المرحلة المالية فقط

يرى الطلبات عند «الإجراءات المالية» و«تم التعاقد». يصدر الفاتورة، يعتمد الدفع، يسجّل السندات، ويدير الدفع على دفعات. بعد اعتماده يعود الطلب لموظف المراجعة.

موظف المكتب

يتابع مراحل تنفيذ المكتب: تحت الإجراء، حجز التذكرة، وصول العاملة، التسليم.

المكتب الخارجي

لوحة خاصة: عمالته، طلبات الاستقدام الخاصّة به، فواتيره، المهن والأسعار المعتمدة، واتفاقية إرجاع العمالة.

العميل

يقدّم طلب الاستقدام أو يحجز زيارة تأجير، يكمل بياناته التعاقدية، يسدّد، ويتابع حالة طلبه. يمكنه الإلغاء في المراحل المبكرة فقط.

1 مراجعة الطلب المراجعة

الطلب الجديد يُراجَع: التحقق من العميل والعاملة. القرار: القبول للمتابعة أو الرفض/الإلغاء.

2 قبول الطلب المراجعة

الطلب مقبول مبدئيًا، والخطوة التالية استكمال بيانات العميل.

3 اكتمال البيانات المراجعة

لا يمكن الانتقال إليها قبل تعبئة كل بيانات التعاقد (هاتف، تاريخ ميلاد هجري، مدينة، أفراد الأسرة، الدخل، العمل، البريد، الآيبان، السكن، طريقة السداد، صورة التأشيرة). يعبّئها العميل أو الموظف نيابةً عنه، ثم يُحال الطلب للمالية.

4 الإجراءات المالية المالية

خارج نطاق المراجعة. يصل إشعار للمالية، وتظهر للموظف رسالة «بانتظار اعتماد موظف المالية». المالية تُصدر الفاتورة وتعتمد الدفع، ثم تعود الصلاحية للموظف.

5 تم التعاقد في مساند عادت للمراجعة

بعد اعتماد المالية يعود الطلب للموظف لمتابعة التعاقد في مساند.

6 تحت الإجراء متابعة

الطلب قيد تنفيذ إجراءات الاستقدام.

7 تم التفييز

اكتملت الإجراءات الأساسية، والخطوة التالية حجز التذكرة.

8 تم حجز التذكرة

حُجزت تذكرة سفر العاملة، بانتظار الوصول.

9 تم وصول العاملة

وصلت العاملة (يمكن ربطها بالإيواء)، والخطوة الأخيرة التسليم.

10 التسليم النهائية

تم تسليم العاملة للعميل واكتمل الطلب.

التسلسل إلزامي

لا يمكن القفز لمرحلة متقدمة. المسموح من أي مرحلة: البقاء فيها، الانتقال للمرحلة التالية مباشرة، أو الإلغاء/الرفض في المراحل المسموح بها.

ملكية الطلب

أول موظف يغيّر مرحلة الطلب يصبح مالكه، ولا يغيّر مراحله موظف آخر بعد ذلك (التحويل من صلاحية الإدارة).

حدود المالية وعودة الصلاحية

الموظف يُحيل الطلب للمالية بنقله للمرحلة المالية (فيصلهم إشعار)، ولا يعتمد الدفع بنفسه. بعد اعتماد المالية يعود الطلب إليه عند «تم التعاقد» لإكمال باقي المراحل.

الإلغاء والرفض

متاح في المراحل المبكرة فقط: قيد الانتظار، مراجعة، قبول، اكتمال البيانات، تم التعاقد، الإجراءات المالية — ويُطلب سبب يُسجَّل في السجل.

إصدار وتصدير الفاتورة

عند وصول الطلب للمرحلة المالية يُصدر الموظف المالي الفاتورة ثم يُصدّرها. لا يمكن اعتماد الدفع قبل تصدير الفاتورة. رقم الفاتورة ثابت مشتق من رقم الطلب (مثل C-0023) فلا يتغيّر عند إعادة الإصدار.

اعتماد الدفع

بعد التصدير يعتمد الموظف المالي الدفع، فينتقل الطلب لمرحلة «تم التعاقد» وتعود الصلاحية لموظف المراجعة.

حذف الفاتورة

يمكن حذف الفاتورة قبل الاعتماد، ويُحذف معها كل ما يتعلّق بها (المعاملات، البنود، الدفعات، الروابط) للبدء من جديد بنفس الرقم.

التسديد التلقائي حسب الطريقة

أي طريقة سداد تُعلَّم الفاتورة مسددة بالكامل تلقائيًا عند الاعتماد عدا «غير مسدد»:

• مسددة مساند · تمارا · كاش · شبكة · تحويل بنكي.
• غير مسددة «غير مسدد» — تبقى بانتظار التحصيل.

سند القبض

يُصدَر فقط للفواتير غير المسددة: عند تسجيل مبلغ يُنشأ سند قابل للطباعة. لا تُنشأ سندات للفواتير المسدّدة تلقائيًا.

الدفع على دفعات (الأقساط)

نظام بديل للدفعة الواحدة: جدول دفعات بمبالغ وتواريخ استحقاق. لا يمكن الجمع بين «دفعة واحدة» و«دفعات» — أحدهما فقط. إجمالي الدفعات لا يتجاوز مبلغ الفاتورة (تحقّق لحظي)، وكل دفعة تُسجَّل عند سدادها.

خدمة التأجير

إلى جانب الاستقدام، يوفّر النظام تأجير خدمة عاملة لفترة عبر باقات/زيارات. يحجز العميل الباقة، تُصدَّر فاتورة الزيارة، ويُسجَّل السداد لتصبح الزيارة مدفوعة.

الفرق عن الاستقدام

الاستقدام مسار طويل (10 مراحل حتى التسليم النهائي للعاملة)، بينما التأجير خدمة أقصر مرتبطة بزيارة/باقة محدّدة المدة وفاتورتها.

لوحة المكتب الخارجي

• الصفحة الرئيسية — ملخّص.
• طلبات الاستقدام — طلبات المكتب ومراحلها.
• العمالة — عمّال المكتب.
• المهن والأسعار المعتمدة — القائمة المعتمدة.
• الفواتير وتقرير الاستقدام.
• الملف الشخصي واتفاقية إرجاع العمالة.

الدخول

حساب المكتب الخارجي من نوع external_office، ويُوجَّه بعد الدخول إلى لوحة المكتب مباشرة.

الإشعارات

تنبيهات فورية عند تغيّر حالة الطلب أو وصوله لمرحلة تخصّك (مثل إشعار المالية عند إحالة طلب إليها)، مع جرس يعرض عدد غير المقروء.

التقارير والإحصائيات

لوحات لكل دور ببطاقات إحصائية قابلة للنقر لتصفية القوائم، وتقارير للاستقدام والفواتير.

حالات الطلب

• قيد الانتظار — قبل بدء المراجعة.
• مراجعة الطلب / قبول الطلب / اكتمال البيانات — مراحل المراجعة (1–3).
• الإجراءات المالية — بيد المالية (4).
• تم التعاقد في مساند — بعد اعتماد المالية (5).
• تحت الإجراء / تم التفييز / تم حجز التذكرة / تم وصول العاملة / التسليم — مراحل التنفيذ حتى النهاية (6–10).
• ملغى / مرفوض — حالات إنهاء.

حالات الفاتورة

مسددة بالكامل · مسددة جزئيًا · غير مسددة — تُحدَّث تلقائيًا حسب المدفوع مقابل الإجمالي.